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Saiba o que você precisa para realizar seu evento híbrido

Saiba o que você precisa para realizar seu evento híbrido

Você sabe como deve ser realizado um evento híbrido? Continue a leitura para saber mais!

A primavera está chegando e com ela um novo espírito de liberdade, na medida em que a vacinação contra o Covid-19 ganha força e os níveis de mortalidade estão baixando. No nosso segmento, espírito de liberdade significa a volta dos eventos presenciais, e assim as coisas parecem que voltam a se encaixar.

Mas na prática sabemos que aquele normal de antes não voltará mais. Mas o que isto significa? Significa que agora que nos acostumamos ao home office e ao mundo digital / virtual, teremos uma nova fase de aprendizagem e adequação. 

Qual o futuro dos eventos híbridos?

Primeira pergunta: se quisermos voltar todos os eventos presenciais, vai dar certo? Com certeza não. Desde o ano passado foram instituídas tantas regras sobre segurança sanitária, que os eventos presenciais deverão estar dotados de uma série de procedimentos e condutas, que irão introduzir mais etapas durante a entrada e permanência dos  participantes nos ambientes, e com isso encarecer a realização dos eventos. 

Tudo ficará mais caro. A contratação de garçons, seguranças, recepcionistas. Todos deverão ser vacinados, testados, equipados, treinados e disponíveis. Este último ponto é crítico, pois ninguém acredita que os profissionais de eventos ficaram 18 meses em casa esperando a crise passar para voltar ao trabalho. Todos procuraram novas colocações, e muitos não desejam retornar a este segmento.

E não apenas o staff operacional básico. Muitos técnicos do mercado de audiovisual também se adaptaram. Não apenas os técnicos, mas também muitas empresas se adaptaram e aproveitaram uma alta demanda de estúdios de gravação para se especializar neste nicho. Isso sem falar naquelas que faliram, venderam seus ativos, alocaram seus ativos em instalações fixas (como painéis de led, por exemplo).

A adaptação também passa pelas próprias pessoas, que viram que o tempo investido para participar de um evento presencial é enorme, quando analisado o retorno “líquido” do aprendizado ou do valor gerado pela sua presença em um determinado evento. 

Além das pessoas que preferiram não se deslocar e pegar trânsito para atender um determinado evento (caso seja facultativo). Haverá pessoas que não desejarão ir por medo de contaminação. A aglomeração de pessoas não é mais bem vista, sem falar na limitação de quantidade de pessoas em locais fechados, que ainda deverá perdurar um bom tempo (diminuindo assim a possibilidade de lotação plena dos espaços).

Evento presencial + evento digital

Hoje a grande maioria das empresas, instituições, associações, e demais entidades que necessitam informar seu público interno e externo sobre o desenvolvimento de suas atividades, realizaram seus eventos de forma digital. Mesmo a grande maioria destes eventos terem sido realizados através de simples ferramentas de reunião virtual, que não oferecem bons recursos para um evento, acabaram cumprindo seu objetivo

O mais importante, é que todos, sem exceção, analisaram seus eventos e começaram a questionar o ganho que obtém através destes. Uma análise detalhada entre prós e contras vai determinar, para cada segmento, como serão seus eventos no futuro.

Quem realizou eventos de forma digital, percebeu algumas vantagens como:

  • menores custos
  • menor perda de tempo produtivo de seus participantes
  • aumento da abrangência geográfica de seus eventos
  • possibilidade da participação de palestrantes remotos, que antes eram obrigados a virem presencialmente
  • maior coleta de dados de engajamento da audiência, caso seja utilizada uma plataforma apropriada para eventos digitais
  • Uma nova forma de distribuir informação, permitindo um conhecimento maior dos interesses do público, adequando o discurso para cada nicho ou grupo de pessoas, que serão individualizadas e inseridas numa estratégia de comunicação digital

Os eventos presenciais sempre serão mais favoráveis, caso haja alguma experiência em jogo. Sendo assim, o tradicional aperto de mão e olho no olho, experiências sensoriais (como dirigir um novo automóvel), bate papo informal e a experiência de tomar um chop em um bar entre colegas e amigos, jamais serão substituídos por um evento digital. 

Os eventos para obtenção de conteúdo, muito provavelmente continuarão sendo realizados de forma digital, ou no mínimo híbrida. O alcance é maior, e custa menos. Mas, afinal, o que isto significa? Como deve ser realizado um evento híbrido? 

Como deve ser realizado um evento híbrido? 

Como o próprio nome já diz, um evento híbrido é aquele que alia uma experiência presencial, com uma participação digital. Afinal, como isto funciona, na prática:

Planejamento

A partir de agora, os eventos deverão ser repensados, e as equipes envolvidas na organização dos mesmos precisam ter um olho no peixe e outro no gato. Mais do que nunca o roteiro será peça fundamental para o sucesso no evento. Afinal de contas, teremos dois públicos distintos a promover uma experiência interessante, seja ela presencial ou digital.

Consulte nosso guia de roteiro para eventos digitais, e ali encontrará uma série de dicas com relação a como organizar um evento digital. Os eventos presenciais não sofrerão mudanças, fora as relacionadas às questões sanitárias, em decorrência da prevenção de contaminação em bares, restaurantes e centros de convenções.

No novo planejamento de eventos híbridos, as equipes deverão criar um roteiro para o evento presencial, e prever neste roteiro, um time que vá cuidar da parte digital do evento. 

Palestrante

Sabendo que o evento será híbrido, será muito importante conversar com o palestrante (ou palestrantes – todos envolvidos nas apresentações), de que o público ao qual ele deverá se dirigir estará tanto ali, presencialmente, quanto remotamente. 

Com isto, os palestrantes não podem ignorar aqueles que não estão na sua frente, afinal de contas a audiência remota pode ser bem maior que a presencial. Sendo assim, as palestras deverão cada vez mais serem mais dinâmicas, buscando obter feedback de sua plateia, através de perguntas e enquetes, afinal de contas é isto que faz segurar o pessoal que está remotamente como audiência engajada.

Lembramos que remotamente temos muitas interferências e concorrentes, como redes sociais, email, youtube e outras coisas às quais não conseguimos ficar alguns minutos sem verificar. Ou seja, se o evento não for dinâmico para quem estiver em casa, vai perder audiência rapidinho. 

A equipe de apoio digital deverá ser o interlocutor de quem está em casa e os palestrantes. Os resultados das enquetes, comentários e perguntas deverão ser repassadas aos palestrantes, juntando-as às perguntas que estão sendo realizadas presencialmente.

Perguntas das pessoas presenciais deverão ser obrigatoriamente feitas nos microfones, caso contrário quem estiver em casa não conseguirá ouvir. Enfim, vários pequenos detalhes nesta relação presencial / digital deverão ser cuidadosamente analisados.

Separe os tempos em um evento híbrido

Quando for feito o planejamento e roteiro, entenda que quem está presencialmente já reservou uma boa parte do seu tempo para participar do evento. Afinal, desde a locomoção, estacionamento, cadastro e obtenção de crachá para ingressar no espaço, network antes do evento começar (e ao final do evento), já estão na “cota” de tempo destinada a participação do evento.

Quem for assistir remoto, não vai ficar vendo uma câmera mostrando o pessoal entrando, tomando chopp, sentando em seus lugares, para então ver a palestra (ou seja lá o que estiver atraindo as pessoas ao evento). Remotamente as pessoas saberão que tal horário haverá uma palestra, pronunciamento ou parecido, que a pessoa assistirá ao vivo

Terá a possibilidade de engajar, perguntar, responder, comentar enquanto o evento estiver acontecendo. Depois que terminar, esta pessoa poderá visitar áreas de network, exposição de patrocinadores (ou afins) e em seguida abandonar o evento. “Missão cumprida”.

Então, os eventos híbridos precisam ter um objetivo claro, e os horários respeitados, afinal de contas eventos transmitidos digitalmente não podem atrasar, correndo o risco da audiência não querer esperar começar para assistir.

Então, prepare-se: o evento híbrido precisa ter um roteiro duplo, pensando nas duas personas que estarão atendendo o mesmo.

Equipe técnica e recursos

Todos os eventos presenciais já contemplam uma equipe técnica de audiovisual para gerenciar o “telão” com apresentações, vídeos, música, etc. O orçamento para eventos híbridos deverá contemplar não apenas os recursos já conhecidos, mas também um time que se responsabilize pela transmissão do evento pela plataforma. 

Pode ser a mesma, sem problemas. Pois, quem opera a mesa de áudio / vídeo pode gerenciar o que será transmitido. Mas a produtora precisa pensar nisso. 

Caso o evento tradicionalmente não tenha uma contratação de produtora de som e vídeo, agora precisarão ter. Pelo menos um kit básico, para poder capturar em vídeo e áudio o que o palestrante do dia irá falar. Afinal, se ele não estiver falando em um microfone, não será possível capturar seu som para enviar ao evento digital. A Parte de captação de imagem pode ser feita de várias formas: com câmeras estáticas, móveis, mais de uma, enfim, depende da sofisticação que se queria ter. 

Time de engajamento

Os eventos no exterior, que já tiveram várias fases de teste, mostram de forma bem explícita que uma equipe que rode o evento, entrevistando as pessoas, filmando, fará parte dos eventos híbridos. As pessoas que não foram presencialmente, vão também querer se entreter em ver como está o clima no evento, o que as pessoas estão comentando, e inclusive, se engajar com elas.

Certamente todos já viram um pouco de edições de grandes concertos transmitidos pela televisão, como Rock in Rio, Show de Barretos, etc. As emissoras de TV sempre têm algum repórter descolado que vai nos camarins, atrás do palco, entrevista os artistas antes e depois de se apresentarem. E o público em casa assistindo interessado. Mais ou menos assim os eventos híbridos deverão funcionar no futuro. Então, mais um ponto a pensar quando montar o roteiro e planejamento do evento.

Equipamentos para um evento híbrido

Para você incluir uma transmissão digital de um evento híbrido, não é necessário muita coisa. A depender do evento, um kit básico de audiovisual já será o suficiente (lembramos sempre que o mais importante está no roteiro do evento, e não na complexidade de investimento para ele ser realizado). O que seria um kit básico?

  • uma câmera
  • um microfone
  • uma mesa de corte para gerenciar ambos
  • operadores de áudio e vídeo
  • um “repórter” que fará o papel do animador e coordenador da atividade online
  • Plataforma para a transmissão do evento

Como dito anteriormente, conforme o contexto do evento, estes equipamentos e profissionais já serão contratados para a realização da parte presencial do evento, sendo que este custo no caso fica diluído no orçamento geral. Caso seu evento não contava com uma estrutura de audiovisual presencial, agora você terá que considerar isto no seu orçamento.

Plataforma para transmissão

Já cansamos de explicar os motivos pelos quais você não deve realizar um evento pelo Zoom e transmitir pelo Youtube. Os principais motivos são:

  • perda de customização da plataforma para recepcionar seus convidados
  • falta de ferramentas de engajamento com a audiência
  • falta de possibilidade de exposição de patrocinadores, produtos ou serviços relacionados ao tema do evento
  • falta de dados de audiência (este é o mais importante)!
  • falta a sensação de ter participado ao vivo do evento. 

Os melhores momentos, o resumo, ou até mesmo a transmissão de todo o evento pode ser colocado na conta do youtube da empresa. Mas só depois que o evento aconteceu. Assim você priorizará a relevância das pessoas participarem no dia em que o evento acontece. 

O uso de uma plataforma para eventos digitais deixa o próprio evento mais profissional, afinal de contas, já passamos o dia todo em ferramentas de reuniões virtuais. E no dia do evento vamos fazer a mesma coisa?

Ao menos assim a gente diz pra nossa audiência que o evento é importante. Que é relevante. Que foi investido especialmente para que cada um tenha uma experiência incrível, e que o principal objetivo de todos, que é gerar valor, foi conquistado.

Andreas Wiemer

Andreas Wiemer

Gestor de empresas, com nove anos de experiência internacional de vendas no mercado europeu e asiático, Co-Fundador do Grupo Confidence Câmbio, maior do país, também atuou por 3 anos como CEO da Travelex Brasil. Sócio-fundador da LedCom, mais de 10 anos de experiência no mercado de eventos e clientes como Rock’n Rio, Multishow, entre outros.

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