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Como fazer o planejamento de eventos para o ano?

Como fazer o planejamento de eventos para o ano?

Como está o seu planejamento de eventos para o próximo ano? Sendo assim, confira o que você precisa considerar para ter sucesso em seus projetos!

O planejamento de eventos é o pontapé inicial para a criação de projetos de sucesso. Dessa forma, ele permite que você reúna todas as informações necessárias para produzir eventos que estejam em consonância com os objetivos da empresa e que realmente tragam resultados concretos para o negócio.

Uma das formas mais práticas de fazer um planejamento estratégico é programar os eventos do ano inteiro. Assim, você poderá garantir a coerência entre os conteúdos trabalhados e ter mais facilidade para estabelecer uma conexão com sua audiência.

Pensando nessa visão sistêmica, preparamos este post para reunir todos os aspectos que você precisa considerar para planejar seus eventos que serão realizados ao longo do ano. Então, confira mais sobre isso!

Planejamento de eventos: Alinhados com a agenda geral da empresa

Já iniciamos este post falando sobre coerência, e isso também está relacionado à agenda do negócio. Sendo assim, existem datas que já são importantes para a empresa, como aniversário, feriados, eventos especiais do segmento da empresa e outros tipos de campanhas.

Assim, os principais eventos programados do ano devem levar em conta essas datas. Por isso, elas podem servir de base para o roteiro do evento e complementar outras atividades que serão promovidas no período. Assim, nessa etapa do seu planejamento de eventos, faça uma lista dos eventos de todo ano que você deseja realizar.

Faça os briefings de cada evento

O briefing é uma descrição que funciona como um guia de como será feito o projeto, nesse caso, o evento. Nesse momento, registre as principais informações sobre a produção:

  • nome do evento;
  • data prevista;
  • objetivo;
  • público-alvo;
  • principais atrações ou atividades;
  • orçamento;
  • divulgação;
  • formato;
  • cronograma;
  • prazos de cada etapa do planejamento e execução.

Alguns elementos desse briefing são indispensáveis e merecem tópicos à parte para entendermos melhor como planejá-los, como veremos a seguir.

Defina o formato do evento

O formato de cada evento depende das necessidades e perfil do público. Por isso, eventos presenciais e online têm características diferenciadas. Porém, você pode optar pelo meio termo: os eventos híbridos, que reúnem as vantagens dos dois mundos.

Lembre-se que formatos que incluem o digital podem ter um alcance maior, fortalecendo sua marca na web.

Calcule o orçamento

A criação de qualquer evento envolve custos. Por isso, considere as despesas comuns de uma produção presencial, como mobiliário, pessoal, sinalização, segurança, limpeza e equipamento audiovisual. Além disso, também existem custos que estão presentes independentemente do formato, como contratação de palestrantes, marketing e soluções tecnológicas.

Esse orçamento pode ser baseado em eventos passados. Porém, é importante também assegurar uma margem de segurança. Afinal, imprevistos sempre ocorrem, e um dinheiro extra evitará que você perca prazos.

Pense na divulgação

Obviamente, o sucesso do seu evento depende de o público saber que seu evento será realizado. Por isso, pense em como esse marketing será feito, como landing pages, anúncios em redes sociais, panfletos, convites, e-mails, entre outros. Em muitos casos, é possível fazer parceria com influencers para ganhar destaque no mundo online.

Considere a contratação de uma plataforma de eventos digitais

Se deseja criar projetos profissionais com maior facilidade e agilidade, pesquise por plataformas de eventos digitais. Sendo assim, esse tipo de solução reúne todas as ferramentas que você precisa para o seu planejamento estratégico.

A Digiclowd é uma plataforma especializada em eventos digitais. Então, solicite uma demonstração da Digiclowd e descubra como realizar eventos digitais inigualáveis.

Andreas Wiemer

Andreas Wiemer

Gestor de empresas, com nove anos de experiência internacional de vendas no mercado europeu e asiático, Co-Fundador do Grupo Confidence Câmbio, maior do país, também atuou por 3 anos como CEO da Travelex Brasil. Sócio-fundador da LedCom, mais de 10 anos de experiência no mercado de eventos e clientes como Rock’n Rio, Multishow, entre outros.

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