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Principais causas de problemas em eventos digitais. Conheça quais são!

Principais causas de problemas em eventos digitais. Conheça quais são!

Conhecer mais possibilidades de problemas em eventos digitais evita que você sofra com eles. Leia o artigo e confira mais!

Muito têm se falado de que eventos digitais vêm acompanhados de problemas técnicos. Dessa forma, para a grande maioria do público, que não entende dos pormenores técnicos e sujeitos envolvidos numa realização e transmissão de evento digital, é tudo uma coisa só. Mas não é!

Assim como num evento físico, para que ele possa funcionar, vários tipos de profissionais estão envolvidos. Desde segurança, catering, decoração, organização e equipe técnica. Sendo assim, considerando que em eventos digitais, os profissionais envolvidos no atendimento físico não se encontram, podemos dizer que basicamente fica a equipe técnica responsável por todo o evento.

Porém, ao olhar com uma lupa, é possível ver que esta equipe técnica e as tecnologias envolvidas, se desdobram em outra cadeia de profissionais. Por isso, uma contratação correta dos agentes envolvidos na preparação e transmissão é a chave para o sucesso, assim evitando problemas em eventos digitais.

Evidentemente, os organizadores do evento e sua agência (ou departamento de marketing), têm o importante papel de definir roteiro. Além da criação das artes visuais a serem usadas (em plataforma e no estúdio) e organizar todas as etapas. Assim, seguimos aumentando a lente de nosso telescópio, até chegarmos apenas na técnica.

3 pontos em que podem desenvolver problemas em eventos digitais

Aqui o mundo dos eventos digitais vai se desdobrar em 3 “miniecossistemas”. Sendo assim, vamos avaliar cada um para entendermos melhor para você ver onde que mora o perigo dos problemas em eventos digitais.

1. Estúdio como problema em eventos digitais

Um evento mais preparado utilizará um estúdio para captação de imagens, para que a transmissão ocorra em um cenário bonito e profissional. Dessa forma, ali estão os técnicos de áudio, vídeo, operadores de câmeras que farão as captações das imagens e áudios. Lembre que um evento digital é muito parecido com o trabalho de estúdio de televisão, então imagine a complexidade e responsabilidade desta equipe. 

Neste ambiente, extremamente delicado e complexo, ocorre a necessidade de capturar pessoas remotamente. Palestrantes, diretores e pessoas que farão parte do “palco do evento”, uma vez que não podem não estar fisicamente no estúdio, mas sim, de suas bases remotas. 

Em vários casos, para capturar personagens remotamente é utilizada uma ferramenta de reunião virtual (vulgo Zoom), para utilizar câmera e microfone. Afinal, aqui está um dos problemas em eventos virtuais. 

Realizar um ensaio de todo o evento é extremamente importante, de preferência, com todos os envolvidos. É notável que na maioria dos eventos, alguns “personagens principais” acabam não se dedicando a este ensaio. Isso porque acreditam que participar remotamente de um evento digital é tão simples e fácil quanto entrar numa reunião virtual. E deixam entrar no “zoom” em cima da hora do evento começar. 

Da mesma forma, como a equipe técnica tem tudo preparado, também há uma falsa sensação de que tudo dará certo. Porém, é possível ter problemas. Por isso, quando se utilizam ferramentas de reunião virtual para captura remota, é necessário capturar a imagem e áudio de cada participante no estúdio. É importante isolar essas capturas e controlar o envio do sinal de áudio e vídeo. 

O Zoom é a ferramenta que mais dá problemas nesta questão, pois não mantém fixa a posição de cada participante no computador do operador. Quando um participante sai e entra de novo na reunião de captura, essa plataforma movimenta a localização das pessoas na tela, comprometendo o setup definido primeiramente. 

Por isso, sugerimos o uso de plataformas que tenham uma ferramenta de reunião virtual com a função webinar para ser ativada quando houver a necessidade de trazer participantes remotos. Sendo assim, caso a dinâmica do evento não permita o uso de uma ferramenta de webinar onde todos os participantes estarão juntos, sugerimos o uso de ferramentas de reunião virtual que funcionem diretamente em browsers. Isso sem a instalação de aplicação nas máquinas de cada usuário.

2. Plataforma

Plataformas malfeitas podem não funcionar quando a audiência começa a entrar no evento. Uma vez que, o comportamento natural das pessoas que vão assistir a um evento digital, é entrar na hora que o evento começa. Sendo assim, o grande fluxo querendo se logar no mesmo momento exige dos servidores onde a plataforma está hospedada um alto processamento. 

Por analogia, podemos comparar com um evento presencial, onde todas as pessoas chegaram ao mesmo tempo e gerou um congestionamento para entrar.

Empresas mais amadoras querem economizar na hora de estruturar a hospedagem de sua solução e acabam pecando pela falta de “potência” nos servidores. Portanto, o grande risco de achar que uma plataforma de eventos seja igual a um website, é que esta não vai aguentar o fluxo repentino de logins e navegação. E por fim, pode perder performance, na maioria das vezes travando os usuários, que não conseguirão chegar à transmissão em si.

Para essa situação, sugerimos enfaticamente o uso de plataformas especializadas para transmissão de eventos e preparadas para o fluxo de participantes. Dessa forma, encomendar um “portal próprio” para um evento traz grandes riscos, além de existir a possibilidade de não funcionar adequadamente.

3. Transmissão (ou streaming)

A terceira parte é a transmissão para quem está assistindo. A ferramenta mais utilizada no mercado é o Vimeo, que oferece pacotes baratos que acabam aliciando a maioria dos estúdios de gravação e transmissão de eventos. Afinal, o Vimeo tem pacotes de contratação profissional. Porém, o grande custo de um pacote de alta performance, afasta os produtores mais “aventureiros”. 

É possível comparar a transmissão do conteúdo de um evento digital com o abastecimento de água em uma cidade. Quanto mais pessoas viverem na cidade, mais água vai ter que ser “transmitida” para as casas. A economia na escolha de como realizar o streaming de um evento, pode acarretar numa “falta de água” para os participantes que vierem depois dos que já estão na plataforma.

Para solucionar isto, nós da Digiclowd sugerimos a escolha adequada do pacote contratado. Isso preferencialmente de empresas que oferecem streaming on demand, que vai avaliar o escopo de atendimento do evento, e garantir uma transmissão de alta qualidade para todos os participantes.

Andreas Wiemer

Andreas Wiemer

Gestor de empresas, com nove anos de experiência internacional de vendas no mercado europeu e asiático, Co-Fundador do Grupo Confidence Câmbio, maior do país, também atuou por 3 anos como CEO da Travelex Brasil. Sócio-fundador da LedCom, mais de 10 anos de experiência no mercado de eventos e clientes como Rock’n Rio, Multishow, entre outros.

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