BLOG E CONTEÚDOS
Como usar a tecnologia de sala de reunião virtual numa plataforma de eventos digitais

Como usar a tecnologia de sala de reunião virtual numa plataforma de eventos digitais

Desde o inicio da pandemia as ferramentas que mais foram utilizadas, são as famosas ferramentas de sala de reunião virtual. Zoom, Google Meet, Webex, Teams e Whereby são as ferramentas que mais se destacaram neste período e tiveram uma importante função de manter as pessoas conectadas durante um momento crítico de lockdown e restrições de movimentações e agrupamento de pessoas.

Com o passar do tempo, elas próprias foram se aprimorando, principalmente na parte de cobrança. Porém, continuaram atendendo o mesmo job de sempre: propiciar uma sala de reunião virtual.

Plataformas para eventos digitais, como já exploramos antes, têm uma finalidade bem diferente destas ferramentas. Eventos digitais precisam agregar funcionalidades que propiciem o engajamento da audiência com um palestrante. Além de apresentar soluções de patrocinadores ou expositores, promover o network entre as pessoas. Ou seja, do ponto de vista da metodologia “Jobs to be done” de Ostervald, os objetivos são em alguns aspectos muito diferentes.

E se juntarmos as duas tecnologias, aproveitando o que cada uma tem de melhor? Foi exatamente o que a Digiclowd fez. Após um ano construindo uma plataforma pensando de forma digital, em como atender aos objetivos da realização de um evento, agora incorporamos duas ferramentas incríveis para atender eventos com certas características. É isto que vamos entender agora.

Após dezenas de eventos realizados, podemos constatar que as principais funcionalidades de um evento digital são:

  • Controle de acesso e cadastro
  • Lay-out plenamente customizado
  • Navegação simples e responsiva
  • Salas de transmissão com várias formas de engajamento
  • Stands virtuais com várias formas de engajamento
  • Espaços para poder promover patrocinadores durante o evento
  • Agenda do evento e  biografia de palestrantes 
  • Área de networking entre participantes
  • Controle ao vivo da audiência e poder se comunicar com ela
  • relatórios de navegação e participação dentre todas as áreas do evento digital

Não é pouca coisa, né? Isto que está bem resumido, pois cada item destes podem se desdobrar em várias funcionalidades distintas e jeito de utilizar. Portanto, quando se trata de evento digital, precisamos ter ferramentas disponíveis, e pensar de forma digital (não tentar recriar no mundo digital o mesmo formato de evento presencial). E este é o futuro, como já deu pra perceber.

Se olharmos atentamente para o item “salas de transmissão”, existem diferentes maneiras de você fazer isto. Antes de mais nada, precisamos que entendam que para todo evento digital deve ser criado o portal customizado. Dessa forma, a sala da transmissão do evento digital se transforma na TV onde você vai assistir o programa transmitido, e ao lado da tela de transmissão, se utilizam diferentes ferramentas de engajamento, como chat, enquetes, sorteios, pesquisa etc. Vamos separar estes dois “Jobs” e focar apenas no que está sendo transmitido (a tela propriamente dito). 

Estúdios de gravação

Sempre recomendamos o uso de um estúdio de gravação, para que sua transmissão fique profissional, com cara de programa de televisão. Sendo assim, os estúdios cuidam de toda parte tecnológica de vídeo, áudio, ambiente, cenário, ajudam nos roteiros e realizam os ensaios. Antes da pandemia ninguém pensava em usar um estúdio de gravação no dia a dia das empresas.  Com exceções das grandes marcas, que sempre realizaram comerciais e campanhas incríveis (e caríssimas), as empresas em geral, sempre com budget apertado, focavam em eventos comerciais presenciais, encontros de treinamento em hotéis, jantares, e MKT em mídias sociais, materiais promocionais, vídeos etc. (Não que isto ao final não representasse um alto custo também. Mas a visão de como fazer era diferente).

Hoje, após 18 meses de pandemia, inúmeros estúdios foram criados, para atender uma demanda cada vez maior de empresas buscando gravar suas transmissões de forma profissional. E realmente faz a diferença. Afinal, oassunto deixou de ser um mistério, apesar de ainda representar um orçamento significativo na hora de orcar um evento, mesmo digital.

Dentre os inúmeros equipamentos que um estúdio utiliza, o que faz com que a produção  seja transmitida para a plataforma digital, é a ilha de edição, que manda o resultado final via internet para os servidores da plataforma. Chamamos de resultado final a escolha de qual câmera utilizar em determinado momento, lay-out e posicionamento dentro da tela de palestrante e apresentação, inicio de vinhetas ou vídeos, etc. Sendo assim, é um profissional que decide isto tudo, ao vivo, e manda pra telinha das pessoas.

Porem, quando um evento digital é realizado em um estúdio, alguns (ou muitos ou todos) palestrantes são capturados de forma remota. O trabalho do estúdio é capturar as pessoas remotas. Seja usando uma ferramenta de reunião virtual, separar a imagem e o áudio da pessoa na ilha de edição, e juntar de novo dentro da transmissão conforme o roteiro. Ou seja, tendo alguém remoto para falar, vai usar uma dessas ferramentas. Algumas são mais apropriadas do que outras para isto (vejam nosso material sobre analise de problemas encontrados em eventos digitais), mas não importa agora. Importante é saber que elas são usadas para este proposito.

Dali em diante, algumas opções de streaming existem, e vai de cada um contratar a solução que melhor convier, couber no bolso, ou aceitar aquilo o que oferecem por falta de conhecimento. A economia nesta hora pode gerar grandes problemas, anulando todo o alto investimento realizado na contratação de um estúdio, afinal de contas a audiência esta cada vez mais rigorosa, e um evento digital travar, ou não ser transmitido por falha técnica, é imperdoável.

Existe um detalhe que faz toda a diferença quando se usa o streaming de um estúdio para a audiência. O delay da transmissão. Voces podem ate nunca ter notado, mas existe um delay de aproximadamente 20 a 30 segundos, entre o que o estúdio esta transmitindo e o que o participante esta vendo. Isto não traz nenhum problema na dinâmica de engajamento das pessoas, através de enquetes, chat, pesquisas (o tempo não e tao longo assim que atrapalhe uma anlise do chat ou enquete). Mas, não tem como trazer uma pessoa da audiência, para a transmissão. Até dá… mas fica ruim no resultado final porque vira uma bagunca e entedia o publico que esta assistindo (e é impaciente sim). Dai que entram as ferramentas de reunião virtual. Imaginem eventos com entrega de prêmios, reconhecimento, discussão aberta de audiência com palestrante… esta finalidade é muito importante manter nos eventos digitais.

Soluções Webinar 

As ferramentas, tem por excelência o fato de que esta todo mundo na mesma sala de reunião virtual, no mesmo momento. A tecnologia de sala de reunião virtual é extremamente avançada, e o que para nos já parece algo corriqueiro, na verdade tem muita, mas muita tecnologia por tras. Não apenas das feramentas em si, mas também o que o SEU computador esta apto a aceitar, ou melhor, funcionar.

Não é raro perceber que em uma reunião algumas coisas para uns funcionam, para outros não. Para uns tavam e para outros não. Para uns deu pau na câmera e para outros não. E por ai vai. E não é apenas qualidade de internet de cada um. é um conjunto de fatores. Mas vamos deixar o tecniques de lado e vamos entender as funcionalidades considerando um evento digital.

Dentre as ferramentas aqui listadas no inicio do artigo, algumas exigem que sejam instaladas na maquina de cada pessoa (como zoom, webex, teams) e outras funcionem em browsers, como o meet e whereby. O segundo caso a usabilidade é mais fácil, carrega menos a maquina, é mais efetivo. Talvez não hajam tantos recursos quanto uma sala de aula necessite, mas para um evento é mais do que suficiente (e mais leve).

Com isto, algumas destas ferramentas são possíveis de embedar dentro de outra plataforma, e foi o que a Digiclowd fez. Então conseguimos unir o imediatismo de uma ferramenta de reunião, com os benefícios de transmitir numa plataforma para eventos.

Não apenas a transmissão usar recursos que permitam que participantes remotos sejam capturados sem a necessidade de um estúdio para isto, mas também os próprios estúdios podem utilizar deste recurso, que já esta disponível na própria plataforma para capturar as pessoas e gerenciar o evento. Algumas ferramentas, sendo usadas de forma independente para captura e respectiva transmissão na plataforma, podem deixar de funcionar, o estúdio ter algum problema de energia ou conexão de internet, e a transmissão ser afetada por isto. 

Utilizando os recursos da própria plataforma, tudo esta embedado dentro da mesma solução, hospedada na nuvem (no nosso caso na Amazon), e assim o evento não ser prejudicado por causa de falhas técnicas em estúdio. 

Como gostamos de explicar tudo nos mínimos detalhes, vou entrar em outro ponto. Uma limitação que estes recursos oferecem, é a limitação de pessoas na mesma sala de reunião virtual. Por questões tecnológicas dos próprios browsers usados pelos participantes, um numero adequado para ter pessoas com câmeras e microfones abertos numa sala são 100 pessoas. Mas dai vem a boa noticia. Podemos alocar os principais personagens do evento numa sala de webinar, e transmitir isto para uma sala onde a audiência maior estará assistindo (publico de 200, 500 ou 10.000 pessoas). 

Sala de reunião virtual Hackaton

Se as noticias já eram boas, agora vao ficar ainda melhor. E os eventos presenciais onde as pessoas são organizadas em grupos? Sabemos que algumas ferramentas de reunião virtual são capazes de fazer isto, e agora a digiclowd também. Como ferramentas distintas oferecem vantagens distintas, tendo os dois formatos de sala, conseguimos organizar o evento de tal maneira que em cada momento seja usada uma das tecnologias.

Do estúdio, o mestre de cerimonias, numa cenografia bacana, com todos os recursos tecnológicos que um estúdio oferece (painel de led, projeção mapeada, realidade aumentada, etc). Atraves da própria plataforma, capturam-se as pessoas remotas que farão parte do “palco do evento”. Na sala de audiência, as pessoas assistindo ao evento e interagindo pela funcionalidades para isto. Chegou o momento de entrega de prêmios? Os finalistas vao para a sala de captura remota (pode-se enviar o link para acessaresta sala de reunião virtual para cada um pela própria plataforma), e quando chamados, a pessoa entra com vídeo e áudio, agradece, faz sua homenagem, e chama o próximo vencedor. Chegou o momento de trabalhar em grupo, organizamos as pessoas em salas de trabalho, e depois automaticamente trazemos de volta pra sala principal para fazer encerramento.

Ou seja, não tem mais desculpa. Fora o coffe break nos intervalos dos trabalhos, hoje conseguimos realizar de forma digital qualquer tipo de evento corporativo como uma sala de reunião virtual, tirando, claro, a experiência de dirigir o carro novo que estão lançando.

Andreas Wiemer

Andreas Wiemer

Gestor de empresas, com nove anos de experiência internacional de vendas no mercado europeu e asiático, Co-Fundador do Grupo Confidence Câmbio, maior do país, também atuou por 3 anos como CEO da Travelex Brasil. Sócio-fundador da LedCom, mais de 10 anos de experiência no mercado de eventos e clientes como Rock’n Rio, Multishow, entre outros.

Compartilhe nas redes sociais

Share on whatsapp
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on google
Share on pinterest
Share on email